Manejar bien el tiempo es un factor fundamental para hacer frente a la exigente velocidad en la que trabajan muchas de las empresas hoy en día. La correcta gestión del tiempo ayuda a terminar el trabajo dentro del tiempo asignado y nos mantiene libres de estrés. Comprender el valor del tiempo evita sobrecargarse y nos permite disfrutar al máximo de cada momento.
Descubre las diferencia entre urgente e importante en la administración del tiempo, estrategias y herramientas para hacer una gestión efectiva.
Contenido
Qué es la administración del tiempo y por qué es importante
A todos nos gustaría tener más tiempo para poder hacer más cosas. ¿Qué cosas adicionales harías si tuvieras más tiempo? La respuesta a eso es que son las cosas importantes para las que nos gustaría tener más tiempo. Y, por tanto, el objetivo de la administración del tiempo es maximizar el tiempo dedicado a cosas importantes.
Cómo definir qué es importante?
Si una actividad te acerca a tus objetivos, entonces es importante, y si no lo hace, entonces no es importante. Es tan simple como eso. Si tu objetivo es ser jugador de futbol, entonces los entrenamientos son importantes. Si el objetivo de tu empresa es vender más productos a clientes franceses, probablemente aprender el idioma francés será importante.
Pero recuerda que los objetivos no están solo en los logros profesionales, también pueden ser objetivos de disfrute personal o de ocio. Por ejemplo si te gusta pasar tiempo con tu familia, y por lo tanto es importante para ti, cuanto más tiempo puedas dedicarle, mejor.
Incluso si no estás tratando de lograr un objetivo en particular, solo pasar más tiempo con ellos. Entonces, si no contribuye ni a disfrutar ni a lograr, entonces no es importante y, por lo tanto, dedicale el mínimo de tiempo para poder tener más tiempo para las cosas que quieres lograr o disfrutar.
Estrategias para administrar tu tiempo
Seguramente te habrás dado cuenta que los trabajadores con mayor desempeño no siempre son los mejores administradores del tiempo. Mejorar este aspecto tampoco significa tener que reducir la productividad. Seguir estrategias efectivas de administración del tiempo implica incorporar tácticas en la rutina que optimicen las horas disponibles del día.
– Priorizar. Separar lo urgente de lo importante
Originalmente, prioridad significaba lo urgente que era. Se basa en la palabra “prior”, que significa hacer algo antes que otra cosa, que es básicamente una medida de urgencia, pero hoy en día prioridad significa cuánto importante es algo.
Mis hijos son mi prioridad número uno. No, no lo son. No, no son urgentes. No tienes que salir corriendo de aquí ahora mismo y verlos. Por importantes que sean, probablemente no sean urgentes.
La próxima vez que alguien diga «este trabajo es una prioridad», pregúntale: «¿quieres decir que es urgente o que es importante?» Por supuesto, probablemente dirá ambos, y la respuesta es preguntar: «Entonces, ¿lo quieres de inmediato como un trabajo urgente o quieres que lo planifique y lo haga correctamente?»
El resultado de la urgencia debería ser cuándo lo haces, y el resultado de la importancia debería ser el tiempo que dediques. Una vez que te des cuenta de que solo una pequeña cantidad de cosas son realmente importantes, puedes dedicar más tiempo a ellas y exprimir lo demás. Si te obsesionas con «Pero tengo que hacerlo», entonces sentirás que prácticamente todo es importante y no podrás discriminar lo que es realmente importante.
– Matriz de administración del tiempo
Aquí están las cuatro combinaciones en formato de caja numeradas del uno al cuatro. Tenemos cuatro tipos de tareas.
- Crisis: Es una crisis y es urgente por lo tanto hay que afrontarlo de inmediato. Y como es importante, debes dedicarle mucho tiempo y hacerlo correctamente. La caja uno es un mal lugar para pasar mucho tiempo, porque aunque estás haciendo cosas importantes, las estás haciendo de una manera estresante. No inviertas más del 10% del dia aquí.
- Molestia: Jornadas en las que te pasas todo el día ocupado. Ese sentimiento insatisfactorio se debe a que has pasado todo el día haciendo cosas urgentes, pero sabes que en el fondo no hiciste nada importante. El objetivo es reducir el tiempo invertido en la casilla dos para que podamos tener más tiempo en la casilla tres.
- Progreso: Es donde encontramos las cosas que son importantes que te mueven hacia tus metas, las cosas que debes planificar y hacer con anticipación. El objetivo de la gestión del tiempo es dedicar tiempo a las cosas importantes y hacerlas antes de que se vuelvan urgentes.
- Males necesarios: Tareas que deben hacerse pero ni son urgentes ni nos aportan. Debido a que no son urgentes, puedes planificar cuándo lo haces y como no es importante, debes hacerlo en el mínimo tiempo o incluso combinándolo con otras tareas.
5 enfoques de la administración del tiempo y productividad
Vamos ahora 5 conceptos esenciales de administración del tiempo que deberás tener en cuenta en tu dia a dia si quieres ser más eficiente. Puede que no logres aplicarlos todos desde un principio o que te resulte extraño en un inicio, pero cuanto antes consigas estos hábitos, antes empezarás a ser más productivo:
1. Aprender a decir NO
Decir NO debería ser lo primero que consideres cuando te enfrentas a algo que no quieres hacer. Eso está permitido? En la vida real es muy complejo decir que no a un superior pero recuerda siempre antes de aceptar una tarea, que si no dices que no, existe el riesgo de que no cumplas tus promesas.
Cualquier jefe sensato preferiría que dijeras que no a que dijeras que sí y luego no hicieras algo. Si no puedes hacerlo, debes decirlo. Una cultura de poder hacer está muy bien, pero nunca debe convertirse en una cultura de decir lo haremos y luego no lo haremos.
2. Negociar el tiempo asignado a la tarea
La segunda de las cinco opciones para reducir el tiempo dedicado a cosas sin importancia con el fin de hacer cosas más importantes es negociar. Esto es similar a decir no, porque es una especie de no parcial. Estas dos primeras opciones, decir no y negociar, tienen que ver con dejar entrar menos, y esa debe ser tu primera línea de defensa. Y para los jefes y clientes, donde decir que no a menudo no es una opción, negociar es probablemente tu mejor opción.
3. Delega
Si tienes un equipo de personas y las formas adecuadamente en ciertas tareas, tendrás la posibilidad de delegar. Pero, ¿qué pasa con las personas que no tienen a nadie a quien delegar tareas? ¿Delegar sigue siendo una opción? La realidad es que puede serlo. Puedes pagar a otras personas para que hagan cosas por ti. En casa, puede hacer que sus hijos hagan algunas de las tareas del hogar, y en el trabajo a veces puedes delegar cosas en sus compañeros o incluso en tu jefe.
En el caso de compañeros, si alguien es mejor en una tarea que tú, entonces tiene sentido que lo haga o lo intercambie por una tarea en la que tú seas más eficiente. Forma a tu equipo si es necesario, asigna responsables y hazlo de manera que delegues tantas cosas sin importancia como puedas.
Si no puedes salir de la oficina durante una semana sin llamadas telefónicas y correos electrónicos que te soliciten información y decisiones triviales, entonces no eres un delegador lo suficientemente bueno.
4. Automatiza tareas
Mejora la forma en que trabajas y la forma en que trabaja la gente a tu alrededor. Seguramente pierdes una hora a la semana buscando cosas o haciendo las cosas dos veces. Corrigiendo errores y haciendo cosas triviales y molestas que se repiten cada semana, y que básicamente son una pérdida de tiempo para ti.
Cualquier cosa que se repita es una pérdida de tiempo. Todo lo que se repite es una señal potencial de que se necesita automatizar o que necesitas mejorar el sistema actual. Unos ejemplos de tareas que se repiten pueden ser encontrar cosas en tu oficina, encontrar documentos en tu ordenador, olvidar cosas porque no las apuntaste, o incidencias técnicas con los sistemas informáticos.
5. Evita el perfeccionismo
¿Qué tan bueno es suficientemente bueno? ¿Todo lo que tienes tiene que ser impecable? ¿Cuán perfectamente ejecutada debe ser una tarea? La respuesta a estas preguntas probablemente dependa de en qué esté trabajando. Obviamente, lavar los platos, aparcar en paralelo y realizar una cirugía requiere distintos niveles de perfección. La relación entre perfección y tiempo-esfuerzo se suele representar con una curva exponencial.
Si decides que necesitas dedicar más tiempo a una tarea una vez ya has obtenido un resultado bastante bueno supongamos 90% perfección), debes tener en cuenta que tu productividad en esa tareas caerá significativamente. ¿Por qué? Porque ya has cumplido el 90 por ciento de tu tarea. Las horas adicionales solo mejorarán la calidad del trabajo hasta en un 95% o 97%. Además, debido a que la curva sigue siendo curva, cuanto más trabajes más allá del punto óptimo, más disminuirá tu productividad.
Herramientas y técnicas de administración del tiempo
Hoy en dia puedes encotrar una gran cantidad de aplicaciones móvil para gestionar tu tiempo de forma efectiva. Debajo encontrarás recursos tanto modernos como tradicionales que usados de forma correcta te ayudarán a mejorar.
1. Lista de tareas pendientes
Uno de sus primeros pasos para mejorar la productividad y hacer un buen uso de tu tiempo. Las listas de «tareas pendientes» pueden no ser innovadoras, pero son un paso esencial en la auto organización.
Puede ser una simple lista en una hoja de papel, marcando línea por línea a medida que completas las tareas, un simple Excel o una aplicación en tu Smartphone. Si tiene trabajos de alto nivel o un gran proyecto, comienza con una descripción general de cada actividad principal. Luego, divídelos en tareas específicas, organizando por orden de prioridad y estableciendo fechas límite.
2. Lista de prioridades
Un componente clave de cualquier lista de tareas pendientes es clarificar la importancia de cada tarea. Utiliza la matriz anteriormente mencionada para categorizar las tareas y asignarles prioridad.
La mayoría de las personas desempeñan mejor por la mañana, con la mente fresca. Así que empieza tu jornada laboral con tareas de categoría 1, incluso si son difíciles o aburridas. Es mucho más gratificante y menos estresante si logras gestionar estas difíciles pero importantes tareas al principio del día.
Demasiadas personas comienzan su día abriendo sus redes sociales. Mala idea. Es extremadamente sencillo que 5 minutos de distracción se conviertan en 30 minutos. Restríngelo a ciertas horas determinadas del día, tal vez por la tarde, después de que el trabajo más importante este casi terminado.Es probable que aproveches mucho mejor tu tiempo si desactivas por completo la configuración de notificaciones en tus dispositivos.
4. Software Trello
Trello es una gran herramienta de administración del tiempo para administrar el tiempo de proyectos. Permite configurar tableros, que generalmente representan proyectos, y asignar tareas fácilmente a cada miembro del equipo. Y dentro de cada tablero, se pueden configurar diferentes listas. Cada lista, a su vez, contiene una serie de tareas.
Por ejemplo, puedes tener un tablero que represente un proyecto en particular. Luego, puedes dividir el proyecto en etapas (listas) y luego detallar los trabajos individuales para realizar en una serie de tareas.
5. La técnica Pomodoro
La Técnica Pomodoro es una excelente manera de mezclar ráfagas de trabajo concentrado con breves descansos para maximizar el tiempo y la eficiencia. Su nombre está basado en un temporizador de cocina con forma de tomate que usó originalmente el desarrollador Francis Cirillo cuando perfeccionó la técnica. Cómo utilizar la técnica Pomodoro para la administración del tiempo:
- Selecciona una tarea de tu lista de tareas pendientes.
- Pon un temporizador.
- Sumérgete en la tarea durante 25 minutos, bloqueando todas las distracciones.
- Si surge algo que te interrumpe, simplemente anótalo y resuélvelo más tarde.
- Una vez que hayan transcurrido los 25 minutos, tómate un breve descanso: cinco o diez minutos deberían estar bien. Este descanso es importante ya que le da a tu cerebro la oportunidad de descansar.
- Una vez que termines el descanso, puedes volver a otra sesión de trabajo de 25 minutos, ya sea en la misma tarea o en la siguiente en su lista de tareas, seguida de un descanso adicional.
