Gestión de equipos

La combinación de una buena gestión de equipos y empleados proactivos son los ingredientes perfectos para una cultura sólida, además de un ambiente positivo que contribuye muy favorablemente al éxito general.

Dirigir un equipo y hacerlo bien significa crear un lugar de trabajo positivo, cambiar las ideas preconcebidas y percepciones negativas, y trabajar para garantizar un mejor entorno laboral para todos los que participan.

Qué es la gestión de equipos de trabajo

La gestión del equipo se puede definir como el rol de un jefe / líder de equipo para administrar y coordinar un grupo de miembros del equipo en aquellas tareas necesarias para entregar un trabajo con calidad, en tiempo y coste. Entre otras tareas, el líder debe delegar las actividades en las personas adecuadas, ayudar a priorizarlas y discutir cualquier problema que pueda surgir.

Sin embargo, en la práctica es mucho más que eso ya que incluye el factor de liderazgo humano: La gestión efectiva de equipos supone trabajar en equipo, saber comunicar, saber establecer objetivos y saber evaluar al equipo adecuadamente.

 

Para expresarlo de otra manera, un lider tiene una visión de futuro, hace que el equipo lo entienda y se comprometan con él. Un gerente, con el equipo, implementa esa visión. Es necesario elementos de ambos.

Hay dos enfoques básicos para la gestión de equipos, el mando y control y el compromiso constructivo.

El primero es el método tradicional, como se describió anteriormente, de un jefe que emite instrucciones al equipo, monitorea el desempeño y asigna bonificaciones y sanciones. No es liderazgo.

El enfoque de participación constructiva es un enfoque más abierto y participativo. El líder de equipo espera orientar a cada miembro del equipo y hacer que participen voluntariamente en las actividades del equipo.

El compromiso constructivo es el enfoque más habitual hoy en día, aunque el enfoque de mando y control parece ser más común en las grandes corporaciones donde está arraigada una cultura de mando y control.

Herramientas y técnicas de gestión de equipos

 

Funciones de gestión de equipos de un líder de trabajo

Dependiendo de la estructura de una organización, los líderes de equipo pueden desempeñar un papel en la gestión de un determinado grupo, o proyecto. La forma en que realizan sus funciones puede tener un impacto sustancial en la productividad y el éxito.

1. Clarificar las expectativas del equipo

Cuando se les asigna una tarea, dos personas inteligentes y razonables pueden abordarla de manera completamente diferente y aun así obtener un resultado favorable. Como líder, una de las cosas más importantes que puedes hacer es establecer expectativas para tus empleados en tres áreas específicas: Sus interacciones contigo, las interacciones dentro del equipo y los plazos de entrega del trabajo.

2. Fijar los objetivos

Establece metas como equipo para asegurarse de que vais en la dirección correcta. Para hacer esto, sigue cinco pasos.

• Involucra a todo el equipo en el proceso de establecimiento de objetivos: Evidentemente es importante que estos objetivos estén alineados con los objetivos de la organización. Dedica un tiempo a explicar al equipo el contexto sobre cómo su trabajo diario beneficia a la organización en general.
• Elige una metodología para establecer los objetivos que tenga sentido para el trabajo que estás haciendo: Algunos populares son SMART y OKR. Echemos un vistazo rápido a ambos. Las metas SMART son específicas, medibles, alcanzables, relevantes y de duración determinada. Los OKR son objetivos, claves y resultados. Aquí, los objetivos son lo que espera lograr y los resultados clave son las formas en que puede medir el avance hacia el objetivo.
• Hacer visibles los objetivos para todos sus compañeros de equipo: Un tablero o una pared puede ser un buen lugar para publicar los objetivos y realizar un seguimiento del estado de cada uno.
• Planificar controles regulares para controlar su progreso: Esto podría ser un proceso diario, semanal, mensual, trimestral o incluso semestral. Independientemente del programa de revisión que determines, asegúrate de ceñirte a él para que no haya sorpresas del estado de los objetivos en el equipo.
• Ajusta estos objetivos según sea necesario. Para mantener motivado al equipo, es importante que los objetivos sean desafiantes y factibles. Si notas que tu equipo está muy adelantado a lo programado, puedes ajustar el objetivo para lograr más, o viceversa.

3. Delegar responsabilidades

Seamos realistas, simplemente no hay suficientes horas en el día para lograr todas las cosas que necesitamos, y mucho menos queremos hacer. Para maximizar el tiempo en el trabajo, debes aprender a delegar de manera efectiva.

Esto suele ser un desafío porque solemos pensar que, «si quiero que se haga bien, debo hacerlo yo mismo» o «es más rápido que lo haga yo que explicárselo a otra persona». Claramente eres bueno para hacer esas tareas y seguramente es parte de la razón por la que tú administras el equipo. Sin embargo, para poder asumir el trabajo de liderar y administrar, necesitarás sacarte de encima algunas tareas. Para ayudarte a delegar de manera efectiva, pregúntate las cuatro preguntas de la delegación y recuerda cómo con estos cuatro consejos.

¿Qué tarea hay que completar?

¿Cuándo es exactamente la fecha límite?

¿Quién es el más adecuado para esta tarea en particular?

¿Por qué este trabajo es importante para tu equipo?

4. Gestionar el desempeño dentro del equipo

Cuando notas que un empleado no tiene el desempeño esperado, es mejor abordarlo de inmediato en lugar de esperar hasta el proceso de revisión de objetivos. Esto hace que la conversación parezca menos punitiva y más sobre la mejora del desempeño y el crecimiento personal. Cuanto más esperes para dirigirte a un empleado de bajo rendimiento, más difícil será. La mayoría de nosotros queremos hacer un buen trabajo y agradecemos la orientación sobre cómo podemos mejorar. Mantén alta la moral y la productividad de tu equipo gestionando eficazmente el rendimiento.

Buenas prácticas en la gestión efectiva de equipos de alto rendimiento

Los equipos más cohesionados son aquellos que forman una unidad y cada miembro trabaja para conseguir unos objetivos comunes. Sin embargo, esto no ocurre de manera espontánea. Para que un grupo de personas trabaje bien en conjunto es necesario que haya un líder que coordine y genere ese ambiente.

• Crea una cultura de aprendizaje dentro de tu equipo

Los equipos de alto rendimiento aprenden, se adaptan y crecen constantemente. Los empleados que están comprometidos son mucho más propensos a permanecer en la empresa y dan lo mejor de si mismos.

• Guíate por el pensamiento estratégico

Los líderes a menudo se enfrentan a situaciones en las que sus recursos disminuyen y sus expectativas aumentan. En estos casos tener una mentalidad estratégica marca la diferencia. Los líderes deben enfocarse internamente en su equipo y simultáneamente vigilar la organización y la industria en su conjunto. Algunos de los ejemplos serian aprender todo lo que puedas sobre su organización y la industria en su conjunto, nos focalizarse tanto en los detalles de nuestro trabajo diario o prestar atención a los puntos débiles de tu organización o de tus clientes.

• Mantén la comunicación con tu equipo

La comunicación sólida es el elemento vital de los equipos de alto rendimiento. Los mejores lideres son buenos comunicadores, tanto en forma electrónica como en persona, y saben cuándo usar cada uno.

• Vigila lo que comunicas sobre el equipo

Se nota la forma en que hablas de tu equipo y tus compañeros. Como líder, experimentarás altibajos con tus empleados. Sin embargo, tu equipo es una extensión de tu marca personal o de tu reputación como líder. Si criticas a las personas que administras, es probable que se juzgue si eres capaz de manejar la presión de administrar el grupo.

Si estás frustrado con un empleado o con el equipo, hay cosas que puede hacer para ayudar a superar esa frustración. Empieza por intentar tener una perspectiva positiva del trabajo en sí y de tu equipo. Como líder del equipo, tu actitud es contagiosa. Si en general eres positivo y optimista, establece ese tono para que el equipo lo siga.

5 Maneras de motivar y aumentar la productividad de tu equipo

Agrupar diferentes tipos de personas con diferentes temperamentos a menudo puede provocar enfrentamientos, falta de comunicación y puede afectar la productividad del lugar de trabajo. Sin embargo, si se maneja con tacto, puedes hacer que tu equipo logre grandes objetivos profesionales. Hacer que un equipo trabaje al unísono para lograr un objetivo común puede llegar a ser en muchas ocasiones un reto diario.

1. Identifica la etapa de desarrollo de tu equipo

Un grupo de extraños no se junta ni trabaja bien como equipo en el instante en que se conocen. Los equipos efectivos se construyen en ciclos. Como líder, es importante comprender dónde se encuentra tu equipo en el ciclo de desarrollo para poder guiarlos de manera más efectiva. Para ello, puedes utilizar las etapas de desarrollo de Tuckman. Optimiza los resultados de su equipo reconociendo cómo guiar mejor a su equipo durante cada etapa.

2. Evita errores comunes de la gestión de equipos

Eres claramente inteligente y capaz. No habrías sido elegido para administrar tu equipo si ese no fuera el caso. Pero, ¿sacas a relucir la inteligencia y las capacidades de su equipo? ¿O los disminuyes?

• Ser demasiado perfeccionista: Al perseguir tu objetivo, involuntariamente haces que tus colaboradores se sientan criticados y como si nada fuera suficientemente bueno.
• Precipitarse en la ayuda: querer que todos los miembros de tu equipo tengan éxito es algo natural. Sin embargo intervenir constantemente para asegurarse de que no tropiecen ni cometan errores es perjudicial.
• Venir con tu propia lista de propuestas: Si necesitas que su equipo desarrolle ideas innovadoras para unos proyectos nunca compartas tus ideas por adelantado, ya que objetivo es estimular a los otros a hacer lo mismo. Si compartes tus ideas por adelantado, el resto del equipo se muestra reacio a ofrecer alternativas.

Cuando pienses en administrar tu equipo, concéntrate menos en ti en lugar de eso centra tu energía en sacar lo mejor de todos y cada uno de sus compañeros de equipo. Así es como potencias la capacidad colectiva de tu equipo. Así es como conseguirás más con menos.

3. Sobreponte a los problemas

Si hay algo que puede estar seguro, es que no todo saldrá exactamente como lo planees. A medida que tu equipo trabaja en conjunto para lograr sus objetivos, debe estar preparado para enfrentar algunos desafíos inesperados en el camino. Ayudar a tu equipo a recuperarse es fundamental.

Pon el problema en perspectiva. Piensa en el foto general en lugar del aquí y ahora del momento. Utilízalo como una oportunidad para aprender y crecer como equipo. Como líder del equipo, probablemente ya estés sintiendo una buena cantidad de presión, y este desvío que está experimentando tu equipo no ayuda a aliviarlo.

Los líderes experimentados mantienen la calma y la compostura durante una tormenta. Esto inspira confianza en el resto del equipo. Recuerda que los altibajos son inevitables, mantenlos en perspectiva y descubre nuevas formas de proceder y aprende de ellos.

4. Celebra con tu equipo

La mayoría de nosotros pasamos más tiempo con nuestros compañeros de trabajo que con nuestras familias y amigos. Como líder, es importante reconocer y celebrar los momentos importantes que vive tu equipo. Haz un esfuerzo para celebrar los logos relacionados con el trabajo. Dedica algo de tiempo para honrar el gran trabajo realizado y permite que todos disfruten del momento antes de que comience el próximo proyecto.

5. Conoce personalmente a tu equipo

Empieza por conocer a cada persona que gestionas a nivel personal. No es necesario fisgonear ni conocer a los detalles su vida personal. Las conversaciones casuales sobre intereses comunes pueden ayudar a construir una buena relación y, en última instancia, confianza. Esto es más fácil con algunos porque es posible que tengas una conexión más natural, por ejemplo, interés por el mismo deporte, una situación personal parecida o intereses similares.

 

Esto contribuye en gran medida a que las personas se sientan importantes para ti, no simplemente por el trabajo que realizan. En algún nivel, todos queremos sentirnos valorados.

Es importante asegurarse de mantener una distancia profesional saludable al establecer estas relaciones. Quieres ser amigable, pero no necesariamente un amigo. Al final del día, sigues siendo el jefe, por lo que debes entablar una relación amistosa adecuada.  Si te vuelves demasiado cercano y comienzas a pasar notablemente más tiempo con un empleado, las otras personas de tu equipo lo notarán. Esto puede dañar la dinámica y la productividad general del equipo.

Cómo desarrollar a tu equipo?

Una de las cosas más importantes de la gestión de equipos, es invertir en el plan de desarrollo de las personas y los equipos de la organización. El desarrollo profesional es mucho más que la revisión anual del desempeño. Se trata de ayudar a tu gente a alcanzar su máximo potencial. Y no solo en su trabajo actual, sino también en las oportunidades futuras en esta organización y su carrera en general en los próximos años. Para cultivar eficazmente el potencial de otra persona, debes llegar a conocerla en un nivel más profundo. En particular, debes descubrir:

• Sus fortalezas y áreas de crecimiento. Esto ayudará a identificar oportunidades específicas para desarrollar su competencia.
• Su sentido de propósito. Esto es lo que los motiva e involucra. Da sentido a su vida.
• Sus sueños profesionales a largo plazo. Esto va más allá del trabajo que están haciendo actualmente. Lo que significa que debe crear un espacio seguro para que compartan sus sueños futuros.