la Muchas conferencias y eventos facilitan las sesiones de preguntas y respuestas como parte de la presentación. Las sesiones de preguntas y respuestas brindan al público la oportunidad de obtener más información sobre ciertos temas o incluso hacer una pregunta a alguien que normalmente nunca tendría la oportunidad.
Esos momentos son excelentes para mantener al público involucrado ya que quiza es la única oportunidad de resolver dudas. Se necesita tiempo para preparar la fase de preguntas y respuestas exitosa, y en este atículo mostraremos algunos consejos que harán que tu presentación se desarrolle aún mejor.
Contenido
Cómo motivar a los oyentes a hacer preguntas
A menudo, desearías que el auditorio hiciera preguntas. Si presentas información técnica, ideas complicadas o estas dirigiendo una sesión de formación, es conveniente verificar, mediante la admisión de preguntas, que los oyentes lo han comprendido.
Si pides pasivamente que se hagan preguntas, no motivaras ni una respuesta. Esto tiene que ver fundamentalmente con el lenguaje del cuerpo. Si estas lejos del auditorio, con las manos en los bolsillos y diciendo entre dientes ¿alguna pregunta?, nunca animarás al auditorio a hacerlas.
Aquellos que buscan activamente las preguntas, caminan hacia el auditorio, levantan la mano y preguntan: “Bien, seguro que alguien tiene una pregunta que hacerme, adelante por favor.” O también: “Sé que tendrán dudas, por favor no se marchen con ellas.” De esta manera se asume que el auditorio hará preguntas y por lo tanto las hará.
Puede hacerse también una pausa los suficientemente larga antes de solicitar las pregunta, así el auditorio tendrá tiempo para pensar en ellas (esta pausa debe hacerse para ellos antes de que se haga para ti). Si antes de que empiecen haces un gesto de levantar la mano conseguirás dar una señal visual para las preguntas, lo que animará a los que sean tímidos y ayudará a mantener el orden. Las personas seguirán tu ejemplo y levantaran la mano en lugar de gritar sus preguntas.
Cómo escuchar las preguntas en una presentación
Quizá has visto a algunos oradores que escuchan una pregunta mientras caminan de un lado a otro sin mirar a quien la formula, y luego interrumpen con algo así: “no tiene que terminar, ya sé que quiere decir”. El orador no puede saber qué es lo que le preguntan hasta que no escucha el final. Es importante esperar hasta que la pregunta se haya formulado completamente.
Mientras se hace la pregunta, debes mirar a la persona que la formula. A veces es posible obtener indicios acerca de la profundidad de la pregunta, los sentimientos que oculta y algún otro aspecto escondido si conoces el lenguaje del cuerpo.
Durante la fase de preguntas, cuida lo que haces con las manos. Imagina que realizas una exposición entusiasta y que presentas tus ideas con seguridad, pero que cuando recibes una pregunta te quedas mirando el suelo y frotando las manos nerviosamente. Esa conducta puede negar la imagen segura que diste durante la exposición. As manos deben caer naturalmente en una posición neutra, los brazos a los lados del cuerpo y los dedos abiertos. Concéntrate en la pregunta y escucha con atención.
Cómo responder a las preguntas de los oyentes
Prepárate para las preguntas
Puedes anticipar las respuestas a la mayor parte de las preguntas que recibas. Practica la fase de preguntas y respuestas tratando de responderlas antes de la presentación. Prepárate para lo peor y para lo que parezca menos difícil. Algunos oradores preparan con anticipación medios visuales de apoyo para usarlos exactamente cuándo contestan las preguntas que han podido prever. Utiliza algunas slides adicionales en modo oculto al final de la presentación para dar soporte a posibles preguntas.
Repite la pregunta
Si hay alguien del auditorio que no tuvo la oportunidad de escuchar la pregunta, repítela para el auditorio entero. O bien si recibes una pregunta complicada, emotiva o que presenta múltiples aspectos, vuelve a plantearla para asegúrate de que la has entendido.
Pensamos aproximadamente 5 veces más rápido de lo que hablamos, así que repetir la pregunta puede darte unos segundos extra para estructurar también una buena respuesta.
Mantén tu estilo
Cuando se da respuesta a las preguntas es importante mantener el mismo estil y comportamiento adoptados durante la exposición. Un cambio en el comportamiento puede sugerir que no estas muy seguro de tu exposición.
Cuando se te haga una pregunta cuya respuesta desconoces, no tienes por qué decir “disculpa, no se la respuesta”. En cambio puedes decir, “no sé, pero buscaré la respuesta y se la diré después”.
Haz participar a todo el auditorio en la respuesta
Es común el error de dirigirse a la persona que hizo la pregunta ignorando al resto del auditorio. Las respuestas no deben focalizarse a destinatarios específicos, ya que esto puede generar una tensión en el grupo y por ende, la distracción de los oyentes.
La regla del 25%-75%
Dirige aproximadamente el 25% del contacto visual hacia la persona que pregunta y aproximadamente el 75% hacia el resto del auditorio (especialmente importante cuando se crea una situación hostil de pregunta y respuesta). No ignores a la persona que hizo la pregunta, pero tampoco al resto del auditorio. Esto te ayudará a conservar el control de la situación y mantener el contacto con el auditorio en tu exposición.
No prolongar tu respuesta
A veces, cuando escuchamos que un orador empieza a responder con: “esa es una buena pregunta, me alegro de poder contestarla”, puede ser una señal de que el orador no está seguro de la respuesta.
Lo mejor no es prolongar la respuesta, sino simplemente ir a ella (después de repetir la pregunta si es oportuno). Al final de la sesión de preguntas y respuestas, puedes decir algo así: “agradezco todas las preguntas, ha sido realmente interesante”.
Recomendaciones y consejos de cómo actuar en la fase preguntas y respuestas de una presentación
- No te aprendas nada de memoria. No leas.
- Esboza el discurso, escribe un borrador y después redúcelo a notas y pásalo a tarjetas
- Ensaya el discurso, pero busca la espontaneidad, la variedad y la naturalidad tanto en las palabras como en los movimientos.
- Establece tu credibilidad y describe tus credenciales mediante el empleo de anécdotas personales.
- Escribe tu propia presentación. Te claro cuando detenerte.
Las primeras impresiones pueden ser las más duraderas. Procura que siempre sean buenas.
La manera de transmitir el mensaje es a menudo más importante que lo que se dice.
Si las expresiones faciales, sobretodo la sonrisa, son sinceras y adecuadas, pueden reforzar la eficacia del mensaje.
Los movimientos, gestos y posturas deber atraer la atención de los interlocutores hacia el mensaje, no alejarlo de él.
Cuando transmitas el mensaje, utiliza las cualidades de tu voz que mejor favorezcan una buena conversación: animación, entusiasmo, variedad, simpatía y sinceridad.
Tanto si el público es una persona o un millar, se deben aplicar los mismos principios básicos y estrategias del mensaje.
