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Qué es 8D
El modelo de ocho disciplinas (8D) es un enfoque de resolución de problemas que suelen emplear los ingenieros de calidad u otros profesionales. Fue desarrollado por Ford Motor Company durante las décadas de 1960 y 1970 con el con el objetivo identificar y tratar de forma eficaz los problemas recurrentes.
El nombre de la herramienta hace referencia al 8 “DO” (del inglés “HACER”), es decir, consiste en una herramienta con 8 pasos o disciplinas a seguir para tratar un problema para que no vuelva a repetirse. La herramienta se enfoca en identificar la causa raíz del problema detectado, planificar una solución a corto plazo (incluidas acciones inmediatas y de contención) e implementar una solución a largo plazo (acciones correctivas) para evitar que el problema vuelva a ocurrir en el futuro.
El propósito de la metodología 8D es identificar, corregir y eliminar problemas recurrentes, haciéndola útil en la mejora de productos y procesos.
El modelo de resolución de problemas 8D establece una acción correctiva permanente basada en el análisis estadístico del problema y se enfoca en el origen del problema determinando sus causas raíz.
Con el paso de los años, la herramienta ha ido evolucionando y en los 90 ganó otra «D»: la «D0» que agregó un paso inicial en la herramienta y, por ser una disciplina predecesora a las demás, el nombre de la herramienta se mantuvo “8D”. Las disciplinas (o pasos) de 8D siguen la lógica PDCA (Planificación, Ejecución, Verificación y Actuación / Actuación):
D0 – Elaboración de un plan para solucionar el problema;
D1 – Construir un equipo para trabajar en el problema;
D2 – Descripción del problema;
D3 – Desarrollo de un plan provisional para contener el problema;
D4 – Identificación y eliminación de la causa raíz del problema;
D5 – Elección de acciones y verificación de la solución propuesta;
D6 – Implementación de una solución permanente;
D7 – Prevenir la reaparición del problema;
D8 – Celebrando el éxito de la resolución del problema con el equipo.
En las siguientes secciones se tratará en detalle cada disciplina explicando cómo se debe llevar a cabo cada disciplina.
Beneficios de la utilizar la metodología 8D
8D es una herramienta consistente y fácil de aprender que, cuando se aplica correctamente, trae innumerables beneficios a la organización, además de resolver de manera efectiva y sistemática un problema que puede estar afectando al cliente y en consecuencia generar desperdicio e inconvenientes para ambas partes. Entre otros beneficios de usar 8D, se destacan los siguientes:
- Desarrollo de habilidades en herramientas de resolución de problemas: la experiencia aportada al equipo involucrado genera el aprendizaje de nuevas habilidades tanto en la herramienta 8D como en otras herramientas de apoyo que se pueden utilizar como 5W2H, 5 Why, Diagrama Ishikawa, etc. Además, el equipo estará más familiarizado con la resolución de problemas, lo que ayudará con problemas futuros.
- Fomentar el trabajo en equipo: La ejecución de todas las disciplinas 8D se basa en el trabajo conjunto. Esta relación permite una mayor interacción entre personas de los distintos sectores involucrados con el problema, así como estimular la cooperación y la contribución entre las personas.
- Mejora de los procesos de la organización: El tratamiento de un problema puede conducir a la mejora de uno o más de los procesos de la organización, resultando en el reflejo de los esfuerzos realizados en el día a día de la organización.
- Contribución al desarrollo de la mentalidad preventiva: La disciplina D7 se centra en desarrollar enfoques para evitar que el problema vuelva a suceder. A muchas organizaciones les cuesta desarrollar una mentalidad de riesgo en sus equipos y especialmente la conciencia de actuar de forma preventiva. La experiencia generada mediante el uso de 8D puede contribuir al desarrollo de esa mentalidad.
¿Cuándo utilizar la metodología 8D?
Se recomienda utilizar 8D en situaciones críticas donde el problema es recurrente. Si el problema ocurre de vez en cuando, o incluso si es solo una recurrencia del problema, vale la pena analizar otras herramientas para resolver problemas que sean más simples y menos costosos. Los siguientes son algunos ejemplos de situaciones en las que se recomienda 8D:
- Quejas de clientes frecuentes y recurrentes;
- Problemas de seguridad o reglamentarios;
- Fallos de prueba inaceptables;
- Problemas de residuos recurrentes;
- Tratar las no conformidades.
¿Cómo hacer 8D? Guía para la elaboración
Para aplicar 8D, simplemente aplica cada tema en la secuencia (D) como se describe a continuación.
D0 – Elaborar un plan
Paso inicial que consiste en crear un plan y principalmente en evaluar la aplicabilidad de la herramienta. 8D no debe aplicarse a todos y cada uno de los problemas de una organización, ya que es una herramienta laboriosa que implica varios pasos e implica la participación de un equipo de personas, lo que puede hacer que los costos sean altos.
El 8D se aplica generalmente en situaciones críticas en las que el problema es recurrente, es decir, en situaciones en las que ya se han probado otras alternativas y el resultado sigue siendo negativo. Si el 8D es realmente la opción correcta, se debe crear un plan que contenga información como: personas involucradas, tiempo y recursos necesarios, entre otra información básica para continuar con las siguientes disciplinas.
D1 – Construye un equipo
Este paso consiste en construir el equipo que trabajará con el problema. Es fundamental que todos los miembros del equipo conozcan en profundidad el problema y, preferiblemente, tengan contacto directo con él. Es muy importante que se elijan personas de diferentes áreas para posibilitar múltiples visiones del problema dentro del equipo y también que los elegidos sean conscientes de que su contribución será fundamental para resolver el problema.
D2 – Describe el problema
Es hora de recopilar toda la información posible sobre el problema (por ejemplo, pruebas, testimonios, informes, etc.), interpretar esta información y describir de forma clara y detallada lo sucedido. Un punto importante es hacer explícita la naturaleza del problema: interno o externo para facilitar los siguientes pasos.
5W2H es una herramienta que se puede aplicar en esta disciplina ya que las preguntas que posibilita la herramienta (¿qué?, ¿por qué?, ¿dónde?, ¿quién?, ¿cómo?, ¿y cuánto costó?) Contribuyen significativamente a la comprensión y especificación del problema.
D3 – Desarrollar un plan de contención provisional
El objetivo principal de este paso es crear y aplicar acciones inmediatas para contener el problema y evitar que se produzcan más daños. Aquí la prioridad es contener el caos mientras se lleva a cabo la investigación de la causa raíz del problema y así evitar que el cliente (principalmente afectado) continúe sufriendo el problema y sus consecuencias.
No porque se trate de un plan de acción provisional, las acciones se debe planificar con prisa o sin cautela, al contrario, el plan de acción debe diseñarse y desarrollarse para actuar de manera eficaz y asegurar que el proceso, por ejemplo, siga funcionando.
D4 – Identificar y eliminar la causa raíz
Siempre que el problema esté contenido, este es el momento de investigarlo a fondo y encontrar su causa raíz. Se pueden utilizar herramientas de análisis de causas como 5 Por qué y el Diagrama de Ishikawa para respaldar el análisis y ayudar a identificar la fuente del problema.
Una vez que se identifica la causa raíz del problema, se debe crear un plan de acción correctiva para que cuando se ejecute el problema, el problema se elimine y no vuelva a suceder.
D5 – Elección y verificación de la solución
Puede ser que las acciones definidas en el plan de acción creado en la disciplina D4 no sean suficientes para resolver realmente el problema. Por tanto, es necesario valorar si las acciones definidas en el plan de acción serán realmente capaces de resolver el problema, es decir, si realmente actuarán sobre la causa raíz del problema en lugar de no traer ningún resultado o peor aún, generar nuevos problemas.
Si se considera necesario, se pueden crear criterios de verificación para verificar si el plan de acción propuesto resolverá efectivamente el problema.
D6 – Implementar una solución permanente
Este es el momento de implementar el plan de acción propuesto. Monitorear la ejecución de las acciones del plan es muy importante para asegurar que se esté llevando a cabo según lo planeado. Además, el seguimiento a corto y largo plazo ayuda a establecer la solución definitiva al problema. En ese paso, se puede eliminar la acción de contención creada en la disciplina D3.
D7 – Evitar que el problema vuelva a aparecer
El enfoque de esta disciplina es evitar que el problema vuelva a ocurrir. Para ello, es fundamental que la causa raíz del problema sea considerada y analizada de forma sistemática con la mentalidad preventiva, es decir, pensando en lo que se puede hacer para evitar que el problema vuelva a aparecer.
Por ejemplo, modificar procesos y procedimientos que estén relacionados con el proceso donde se identificó el problema para aplicar mejoras en conjunto en todos los procesos. Un consejo útil en este paso es realizar un análisis de riesgo del problema junto con los involucrados para monitorear de cerca el problema y también identificar e implementar acciones preventivas, si es necesario.
D8 – Celebra el éxito del equipo
¡El trabajo duro terminado es el momento de celebrar! El reconocimiento es esencial para mantener a un equipo comprometido. Por ello, felicitar y reconocer el aporte de todo el equipo, dando sentido a lo importante que fue este trabajo. Después de todo, el resultado obtenido solo fue posible gracias al trabajo conjunto y al esfuerzo de todos los involucrados.
8D y PDCA
8D sigue la metodología PDCA. La tabla muestra la relación entre cada disciplina 8D y las etapas del ciclo PDCA.
Es importante resaltar que en las disciplinas D0 a D5 hay algunos puntos de ejecución y verificación involucrados, por ejemplo, en la disciplina D3 se ejecuta un plan provisional para la contención inmediata del problema y en la disciplina D5 se verifica si la solución propuesta Sería eficaz de hecho para resolver el problema.
Sin embargo, la ejecución de la solución que resolverá el problema realmente se realiza solo en la disciplina D6, así como la verificación y el desempeño en las disciplinas D7 y D8.
| 8D | PDCA |
| D0 – Elaboración de un plan para solucionar el problema | |
| D1 – Construir un equipo para trabajar en el problema | |
| D2 – Descripción del problema | |
| D3 – Desarrollo de un plan provisional para contener el problema | Planificación |
| D4 – Identificación y eliminación de la causa raíz del problema | |
| D5 – Elección de acciones y verificación de la solución propuesta | |
| D6 – Implementación de una solución permanente Ejecución | Hacer |
| D7 – Evitar la reaparición del problema Verificación y | Verificar |
| D8 – Celebración de la resolución exitosa del problema con el equipo interino / interino | Actuar |
Plantilla 8D
Aquí podrás descargar la plantilla para rellenar y realizar un análisis mediante la metodología 8D.
