Diagrama de afinidad o método KJ (con plantilla)

¿Qué es un diagrama de afinidad o método KJ?

El diagrama de afinidad, también llamado: gráfico de afinidad, mapeo de afinidad, método K-J, análisis temático, organiza una gran cantidad de ideas en sus relaciones naturales. Es el resultado organizado de una sesión de lluvia de ideas.

Los diagramas de afinidad son un gran método para ayudar a dar sentido a toda la información cuando se tienen muchos datos de distinta índole, como hechos, ideas de brainstorming, opiniones de los usuarios, necesidades de los usuarios, conocimientos y problemas de diseño. Los diagramas de afinidad o los ejercicios de agrupación se tratan de agrupar y clasificar información. Por esta razón, se utiliza en muchas fases de la resolución de problemas, así como en el contexto de «Design Thinking«.

El digrama de afinidad puedes usalo para generar, organizar y consolidar información relacionada con un producto, proceso, tema complejo o problema. Después de generar ideas, agrúpalas según su afinidad o similitud. Este método de creación de ideas aprovecha la creatividad y la intuición de un equipo. El orígen de esta metodologia fue en la década de 1960 por el antropólogo japonés Jiro Kawakita.

¿Cuándo usar un diagrama de afinidad?

Seguramente te estas preguntado para que sirve un diagrama de afinidad. Hay ciertas situaciones en las cuales puede resultar útil su aplicación:

1. Cuando te enfrentas a muchos hechos o ideas en un aparente caos
2. En situaciones donde los problemas parecen demasiado grandes y complejos para comprender
3. Cuando es necesario el consenso del grupo

Las situaciones típicas son:

1. Después de un ejercicio de lluvia de ideas
2. Al analizar datos verbales, como resultados de encuestas
3. Cuando se recopilan y organizar grandes conjuntos de datos
4. Al desarrollar relaciones o temas entre ideas
5. Al reducir los atributos a categorías que se pueden abordar en un nivel superior

Proceso para realizar un diagrama de afinidad: Paso a paso

El proceso del diagrama de afinidad permite a un grupo ir más allá de su pensamiento habitual y de las ideas preconcebidas. Esta técnica accede al gran conocimiento y comprensión que reside sin explotar en nuestra intuición.

Materiales necesarios: notas adhesivas o tarjetas, rotuladores y una gran superficie de trabajo (pared, mesa o suelo).

Paso 1: Definir el problema

Definir el tema para la discusión entre las partes relevantes. Cuáles son las dificultades? oportunidades? ¿Problemas? puntos críticos a superar?

Escribe la definición del problema en la parte superior del diagrama de afinidad para que todos puedan verla.

Paso 2: Registro de ideas

Registra cada idea con un rotulador en una nota adhesiva o tarjeta separada.

Mediante una sesión de lluvia de ideas o brainstorming, escribe directamente en notas adhesivas o tarjetas. Distribuye notas al azar en una gran superficie de trabajo para que todas las notas sean visibles para todos. Todo el equipo debe reunirse en torno a las notas y participar en los siguientes pasos.

Sugerencias: usa marcadores para que las palabras se puedan leer con claridad incluso desde la distancia. Con bolígrafos normales, es difícil leer ideas desde cualquier distancia. Las ideas escritas deben tener entre tres y siete palabras.

Paso 3: Buscar relaciones entre las ideas

Busca ideas que parezcan estar relacionadas de alguna manera y colócalas una al lado de la otra.

Intenta buscar relaciones entre ideas individuales y haz que los miembros del equipo clasifiquen simultáneamente las ideas (sin hablar) en cinco a diez grupos relacionados. Repite elproceso hasta que todas las notas estén agrupadas. No pasa nada si quedan ideas «solitarias» que no parecen encajar en un grupo. También está bien mover una nota que otra persona ya ha movido. Si una nota parece pertenecer a dos grupos, haced una segunda nota.

Consejos: Es muy importante que nadie hable mucho durante este paso. La atención debe centrarse en buscar y agrupar ideas relacionadas. También es importante asignar un nombre a estos «agrupamientos». Sin embargo no se debe cometer el error de colocar previamente las notas en un orden que determine categorías o encabezados de antemano.

Paso 4: Comienza una discusión con tu equipo

A partir de estas relaciones, hay que intentar definir categorías y crear tarjetas de resumen o encabezados para cada grupo o categoría. Se puede discutir la forma del gráfico, cualquier patrón sorprendente y especialmente las razones para mover notas controvertidas. Se pueden realizar cambios y transformar las ideas según sea necesario.

Cuando el grupo esté satisfecho con las agrupaciones de las ideas, se debe seleccionar un título para cada grupo. Para hacerlo, busca una palabra o frase que englobe el significado del grupo. Colócalo en la parte superior del grupo. A menudo es útil escribir o resaltar esta nota en un color diferente.

En este punto debe realizarse una sesión de lluvia de ideas grupal sobre el tema, recopilando opiniones libres de todos los participantes.

 

Sugerencias: los encabezados deben identificar claramente el hilo conductor de todas las agrupaciones y deben ser descriptivas de ese hilo.

Paso 5: Combina los grupos y crea categorias superiores

Repite la agrupación de ideas hasta que el número total de grupos esté entre 3 y 5. En este punto se debe asignar todas las ideas a las categorías identificadas colocando las ideas debajo de encabezados «madre».

Ejemplo resuelto de diagrama de afinidad

Vemos esta ténica de resolución de problemas aplicado a un problema en una empresa de forma práctica:

1. Definición del problema

La empresa A, fabricante de fotocopiadoras, ha estado luchando por impulsar las ventas, principalmente debido al mal desempeño de sus oficinas regionales de ventas repartidas por todo el país. Hay varias voces dentro de la empresa. Algunos dicen que los vendedores son incompetentes y otros culpan a la cultura regional por dificultar la reestructuración de las áreas. Ninguno de ellos ha demostrado que lo que afirma sea verdad.

2. Registro de ideas

Se organiza la información sobre el estado actual de las oficinas regionales de ventas.

3. Buscar relaciones entre las ideas

En este punto, se debem buscar las ideas que parezcan estar relacionadas de alguna manera y colocarlas en una misma zona. En este ejemplo, estan agrupadas las ideas relacionadas con la localización de las oficinas.

4: Comienza una discusión con tu equipo

En grupo, se define definen las categorías y se asigna un nombre a la categoría.

5: Combina los grupos y crea categorias superiores

Finalmente se agrupan los bloques de información por similitud (repetir el procedimiento hasta que se obtenga de 3 a 5 grupos)

Consejos para hacer un diagrama de afinidad con éxito

• Utiliza tantas y diversas perspectivas como sea posible para discutir y generar una variedad de ideas en las sesiones de lluvia de ideas.
• El número más apropiado de Post-it para usar en una sesión de lluvia de ideas es entre 20 y 40
• Hay que se absolutamente específico. Por ejemplo, escribe «El proyecto no utilizó ningún diagrama de afinidad como herramienta de resolución de problemas», no «Falta de aplicación de los diagramas de afinidad».
• Utiliza un post-it por idea o hecho
• Usa el sentido común para agrupar Post-its que expresan el motivo del comentario, en lugar de aplicar la lógica o la razón. Idealmente, las ideas o los hechos deben reunirse de forma natural.
• A medida que se agrupan los Post-its una y otra vez, reduce gradualmente el nivel de afinidad entre ellos para garantizar el éxito.
• La agrupación final debe completarse con el consenso de todos los miembros del equipo.
• Si parece difícil agrupar los post-its inmediatamente después de la lluvia de ideas, un descanso de 5 a 10 minutos puede ser útil para actualizar las ideas sobre el enfoque de agrupación que se propondrá al equipo.
• Si se tiene dificultades para encontrar un título para el grupo, elige la opinión general que representa a todos los demás y propón que los miembros del equipo lo usen como título.
• Haz que todos los miembros del equipo se junten en el momento de hacer la agrupación.

Errores comunes en la realización de un diagrama de afinidad

• Tratar de forzar a todos los Post-its a formar un grupo (→ Tener ideas «solitarias» no es un problema)
• No introducir muchas perspectivas diversas en la lluvia de ideas (→ Dar perspectivas adicionales para desarrollar otras opiniones)
• La discusión se centra en los pros y los contras de una idea (→ Volver a la discusión después de clasificar todas las demás ideas)
• La discusión se vuelve demasiado larga (→ Cortarla en un punto razonable)
• Un Post-it contiene dos o más ideas o hechos (→ Sepárarlo en un Post-it por idea)

Plantilla excel de diagrama de afinidad

Puedes descargar una plantilla de diagrama de afinidad en excel aquí.