Analizar problemas potenciales es un método sistemático para determinar qué podría salir mal durante el desarrollo de un plan. Las causas del problema se clasifican de acuerdo con su probabilidad de ocurrencia y la gravedad de sus consecuencias. Se toman acciones preventivas y se desarrollan planes de contingencia. El proceso ayuda a crear un proceso de implementación fluido y optimizado. En este artículo veremos como realizar un correcto análisis de dichos problemas potenciales.
Contenido
Por qué analizar problemas potenciales
Las acciones que más beneficios nos pueden reportar son aquellas que se pueden tomar antes de que se desarrolle el problema. Esta clase de acción requiere la técnica de analizar problemas en potencia. La finalidad de tal análisis es encontrar acciones factibles, económicas, que se puedan tomar contra las posibles causas de los problemas que todavía no ocurren, lo que da la oportunidad de lograr una doble delantera: podemos actuar para reducir al mínimo los efectos de posibles problemas o podemos actuar para evitarlos.
Analizar problemas en potencia no es muy corriente y ellos parece deberse a poderosas razones como pueden ser: nos preocupamos muchas más para resolver los problemas de hoy que por evitar los de mañana, ellos probablemente se deba a que se suele recompensar y ascender a aquellos que demuestran habilidad para resolver problemas del momento, y rara vez a los que previenen dichos problemas.
Otra razón podíamos hallarla en el hecho de que analizar problemas en potencia supone una actitud crítica respecto a las acciones que decidimos tomar, y no resulta agradable enfrentarse con la pregunta ¿Qué haremos si falla? Un nuevo obstáculo se basaría en la convicción de todos de que cualquiera de nuestros planes es eminentemente practicable, o no lo habríamos sugerido. La idea de que algo pudiera marchar mal escapa a nuestra experiencia de elaboradores de acciones y por ello nos parece ridículo plantearlo.
Sin embargo la experiencia diaria nos dice que las cosas han marchado mal, continúan marchando mal y podemos pensar que siempre seguirán marchando mal.
Las implicaciones de un mal análisis
Otro obstáculo más para el análisis de problemas en potencia es la tendencia de las personas a pensar, basándose en un examen superficial, que entendemos perfectamente bien todas las implicaciones.
De nuestra propia experiencia se puede deducir que el análisis de problemas en potencia puede resultarnos sumamente útil.
Tal análisis requiere un enfoque diferente en relación a la causas, del que se empleó en la resolución de problemas ya que en este caso las desviaciones y las causas son únicamente posibilidades y debemos decidir qué acciones impedirán esas desviación es y esas causas. Tenemos que considerarlas todas y tenemos que disponer de alguna manera organizada de hacerlo.
- ¿Que podría marchar mal?
- ¿Qué es específicamente cada problema?
- ¿Qué riesgo hay en cada problema?
- ¿Cuáles son las posibles causas de cada problema?
- ¿Qué posibilidad tiene cada posible causa?
- ¿Cómo puede evitarse una posible causa o reducirse al máximo de sus efectos?
- ¿Cómo pueden manejarse los problemas en potencia más graves?
Preguntas clave en el análisis de problemas potenciales
¿Que podría marchar mal?
El plan de acción es en realidad, una serie de debieras, debemos pues, repasar el plan y pensar en los problemas que pudieran surgir.
A continuación exponemos seis fuentes de problemas en potencia:
- Cuando se intenta algo nuevo, complejo o desconocido
- Cuando los plazos o límites de tiempo son muy rígidos
- En situaciones donde los ordenamientos de situaciones es crítico o tiene impacto sobre otros
- Cuando falta una alternativa
- En situaciones donde afecta a más de una persona, función o departamento
- Cuando la responsabilidad es difícil de asignar o queda fuera de radio de acción del analista
¿Qué es específicamente cada problema?
Se necesita una descripción exacta de cada problema potencial, es decir, donde ocurrirá, cuando y en qué grado. No necesitamos preocuparnos por el NO ES puesto no estamos tratando de hallar causas.
¿Qué riesgo hay en cada problema?
El analista de problemas en potencia tiene que eliminar los riesgos pequeños y concentrarse en aquellos que presentan una mayor amenazada para su plan.
Por consiguiente, debemos establecer prioridades sobre los problemas potenciales de acuerdo con dos criterios.
- Que gravedad tendrá si se presenta?
- Que probabilidad hay de que se presente?
Combinando los dos juicios podemos obtener aquellos posibles problemas que consideraremos de mayor riesgo, a saber, aquellos que son muy graves y muy probables, que puedes ser fatales para nuestra acción a emprender y sobre los que nos vemos obligados a hacer algo al respecto. Aquellos otros menos graves y menos probables, pero que pueden causar daños y desearemos igualmente hacer algo para evitarlo. El resto se enmarcaría dentro de la categoría de riesgos pequeños, y que serán simplemente molestos si se presentan.
¿Cuáles son las posibles causas de cada problema?
No podemos analizar para descubrir causas por que éstas no han sucedido, pero si podemos hacer una lista de todas las posibles apoyándonos en nuestro criterio y experiencia personales o en la de los demás.
Muy útil para llegar a determinar las posibles causas potenciales será el empleo del diagrama de Ishikawa.
¿Qué posibilidad tiene cada posible causa?
Aquí una vez más hemos de confiar en nuestro juicio y experiencia para poder hacer una estimación lo más ajustada posible de que ocurra cada causa apuntada. De este modo podremos determinar que causas requerirán nuestra mayor atención.
¿Cómo puede evitarse una posible causa o reducirse al máximo de sus efectos?
La mejor acción que podemos tomar es la PREVENTIVA: aquella que elimina por completo la causa, o intenta reducir la probabilidad de que ocurre. Cada posible causa que impidamos que ocurra reducirá la probabilidad de que el problema se presente.
No olvidemos que cada posible causa tiene también una probabilidad residual: posibilidad de que ocurra una vez se han tomado las medidas preventivas oportunas. En el análisis de problemas en potencia se ha de emplear, al igual que en el análisis de problemas el proceso escalonado ya descrito.
¿Cómo pueden manejarse los problemas potenciales más graves?
Cuando tenemos ante nosotros un problema en potencia tan grave que podemos confiar en las acciones preventivas para eliminar la posible causa o reducir notablemente su probabilidad, debemos preparar entonces acciones CONTINGENTES, éstas se han de adoptar de inmediato que se presente el problema. Seria unas medidas de reserva, a prueba de fallas, correspondería a la de los botes salvavidas en un barco “insumergible”.
Las acciones contingentes se necesitan cuando hay mucho en juego y cuando se corre un gran riesgo si algo falla. Alguien las puede considerar como precauciones excesivas, pero pensemos que un determinado momento pueden ser decisivas.
Existe la tendencia a proceder inmediatamente a acciones contingentes, pasando por alto las preventivas. Esto es un error ya que por lo general las acciones preventivas son las menos costosas y evitar un problema es obviamente mejor que tener que tomar acciones contingentes. Paras las acciones contingentes hemos de tener hitos o señales de advertencia para poner éstas en marcha lo antes posible.
